您现在的位置:首页 > >

创新工作思路 着实推进城建档案信息室管理与建设


创新思路 着实推进城建档案信息室管理与建设
岳阳市城建档案馆 曹幼恒
科学发展,关键在人。推进工作新起色,首在创新工作思路。作 为城市建设档案的归口部门,城建档案馆信息室就应如何在整理、储 存、利用、管理档案上创新工作思路,并借助城建档案的作用,进一 步拓宽城建档案服务外延,分步骤分阶段发展档案信息化,提升档案 库房管理水平,真正使城建档案既安全科学地保存又发挥出档案特殊 效用的价值。
一、科学建立档案整理制度及考核机制。城市建设档案经业务室 业务指导收集之后,最后一阶段性工作就是档案的移交及系统化整 理。全面盱衡这方面工作,主要包括以下三个要点:1)档案移交程 序化。首先要建立档案移交清册,移交档案时须经业务室和信息室两 室主任签字确认后,由业务室移交信息室,并做好交接登记工作。在 此工作过程中,由于在一年当中,城建档案的收集会有几个高峰期, 所以信息室应及时掌握情况,主动并及时承接档案,避免档案在业务 室堆积而引起的档案丢失现象发生。另一方面,有条件的档案馆应当 设立专门的档案消毒室,在档案移交至信息室前,做好档案消毒工作, 以保持整档室的空气清新。2)制定符合本馆实际的档案整理和入库 程序及考核机制。比如岳阳市城建档案馆于 2010 年就开始实行“全
AAAAAA

精品文档 你我共享
员整理档案”的规定,其中要求工作人员包括室主任每人每年整理档 案 100 卷,其目的是让档案管理人员熟悉档案基础工作,对未完成 任务的视为未完成当年工作,一并记入进单位年度考核。其余未整理 完档案将在年底打包统一招标,由中标单位或个人按标准整理。3) 进行整档、编目、输档的档案整理入库流水线操作。要严格依据《建 设工程文件归档整理规范》的要求,对档案整理案卷质量制定明确要 求,安排专人专管,在书写档案卷盒时字迹务必工整大方,档案整理 质量由分管副馆长验收,馆长每月抽查,做到进馆档案及时高质量整 理,同时对整理后的案卷及时编目、入库上架,及时将分类目录、卷 内目录输入微机。据统计,该馆 2010 年全年标准化整理著录档案 5148 卷,馆藏档案总量已达 5 万 6 千多卷。
二、温馨服务,勤于修检,进一步拓宽档案利用服务外延。万卷 档案平地起,勤于修检最重要,所以必须切实做好档案修检和信息利 用工作,以充分体现城建档案的价值。为确保已入库的档案资料准确 无误,该馆去年认真开展“五个一”活动,即清理一遍档案目录、核 实一次档案数据、完善一套管理制度、规范一个接收流程、拿出一套 应急预案。与此同时,信息室为提升服务工作水平,还积极开展“四 心”服务活动,即热心服务、真心服务、诚心服务和称心服务,为认 真做好接待、档案利用工作,要求工作人员做到“七个一”,即见面 问一声好,进门让一个座,话前倒一杯茶,情况问一个明,办事求一 个快,效率讲一个高,临走道一声安,主动协助服务单位查询资料, 并按规定作好登记工作,使前来查阅档案的单位和个人感受到城建档
AAAAAA

精品文档 你我共享
案馆的温馨。如 2008 年 11 月 10 日,湖南经济电视台编导曹怡佳 为拍摄《故事湖南》专题节目,即在该馆查阅了相关档案资料 26 卷, 拍摄照片 30 多张,曹编导对该馆的积极配合并能如愿以偿地获取节 目制作所需图片资料表示十分满意。再如去年 8 月至 9 月份,根据 财政部下发的《关于对城镇污水处理设施配套管网建设项目进行专项 评估核查的通知》,该馆信息室向河北省财政投资评审中心提供本市 洞庭北路、青年中路、巴陵东路续建等 22 家单位 1086 盒竣工档案 资料。据统计,该馆去年档案综合利用 400 余人次;为编制“反恐” 档案数据和提供“五创提质”建筑原始资料,接待查阅单位 300 余 家,查档利用率 98%、满意率 100%。并借助此次“反恐”档案数 据收集,妥善和督促处理了一批未备案工程档案资料的收缴工作,如 收集云梦宾馆、阿波罗御庭酒店等重点涉恐单位档案,使该馆收集的 反恐所需档案更加齐全,进一步拓宽了城建档案服务外延。
三、档案工作以库房为重要基础,更以库房为服务增值点。在传 统的库房管理方式上,如何体现科学发展的精神内涵,以人为本,突 出治馆特色,这正是该馆信息室予以着重考虑的一个课题。经过缜密 研究,该馆于 2009 年末至 2010 年初,为市城建投资公司和市财政 局评审办设置专业专用网络和库房,建立工程档案委托管理长效机 制,经过 4 个多月整理建档 4339 卷,邀请两单位领导前来检查指导 工作,使委托方满意,而且还积极做好服务回访工作,进一步深入了 解两单位档案存储、查阅需求,做好档案维护工作,真正让委托单位 满意和放心,凸 显该 馆 积 极 支 持 市 城 市 建 设 的 新 发 展 、新 标 准 ,
AAAAAA

精品文档 你我共享
使 城 建 档 案 馆 的 库 房 成 为 档 案 服 务 的 又 一 增 值 点 。为 此 就 要 更 好 地 做 好 库 房 的 基 础 管 理 工 作 , 建 立 详 细 的 登 记 记 录 , 严格库 房的“九防”工作要求,做到规范和程序化管理,按要求详细登记库 房的温湿度记录以及定时检查设备运行情况,及时维护设备工作。同 时也要在日积月累的库房管理工作中注重工作细节,从小事做起,譬 如及时更换褪色的“库房重地,严禁吸烟”的等库房告示牌、制度牌; 针对库房内温湿度调控装置的运行特征,可在每台机器前放置水桶, 装废水;一年至少开展一次消防知识专题讲座,进行现场消防突发事 件的演练,做到常有消防意识,警钟长鸣。笔者亦认为,只要在平时 库房管理工作中出于心,经常进入库房进行工作检查,踏实勤干、加 强基础知识学习,就会使库房管理成为档案工作的一道靓丽风景。
四、分步骤、分阶段发展档案信息化,坚持信息化发展道路。江 泽民同志曾说:“档案工作要有计划、有步骤、分层次、多渠道、多 门类地进行建设”,特别是对于笔者所在的省二级城市来说,城建档 案信息化已成为未来档案事业发展的必然趋势,就更应该从全局审视 分步骤、分阶段发展档案信息化的工作。住建部的《2010 年城乡建 设档案工作要点》就进一步明确提出:“加强标准规范建设,抓紧制 定出台行业标准《建设电子档案元数据标准》。统筹规划和指导各地 城建档案异地备份工作,制定印发《城建档案异地备份工作实施意 见》”,并对信息化建设作出明确指示:“积极开展电子档案的接收和 收集,稳妥有序地进行纸质档案数字化,确保电子档案的真实性、有 效性和完整性,为城建档案异地备份奠定基础”。就笔者所在的岳阳
AAAAAA

精品文档 你我共享
市城建档案馆来说,该馆近年不等不靠,通过认真的考察调研,科学 论证,主动作为,2009 年,该馆先后挤出 70 多万元资金添置了信 息管理服务器、办公配套设施和软件,基本实现了“城建档案管理软 件的配备和计算机设备、网络网站等信息化基础设施的建设”,但离 电子档案收档和纸质档案数字化以及档案异地备份还有一定差距。按 照该馆的《2009—2013 五年发展规划书》,力争在 2011、2012 两 年内立项,解决档案从重纸质化保存向重电子信息服务方面转变,预 计到“五年发展规划”末,该馆电子档案将能为城市规划建设提供基 础信息服务,并有效解决档案原件保护、一对多提供查询利用、重要 城建档案异地备份等信息化发展问题。
综上所述,城建档案馆信息室在科学发展过程中,就须要 从档案整理的制度、考核,档案利用的服务水准、外延拓宽,档案库 房的基础建设及创新服务,档案信息化建设的分阶段发展上,创新工 作思路,在人员、经费、库房、设备保障等软硬环境上“做大蛋糕”, 更新提质,提升水准,更要在服务、机制、管理、发展等重要工作面 前,找到符合本馆的发展路径,制定详细的阶段性发展计划,付诸实 践,步步为营,城建档案馆信息室的工作就会焕发活力,促使城建档
案事业又好又快发展。沁园春·雪 北国风光, 千里冰封, 万里雪飘。
望长城内外, 惟余莽莽; 大河上
下, 顿失滔滔。
AAAAAA

精品文档 你我共享
山舞银蛇, 原驰蜡象, 欲与天公试 比高。 须晴日, 看红装素裹, 分外妖娆。 江山如此多娇, 引无数英雄竞折腰。 惜秦皇汉武, 略输文采; 唐宗宋 祖, 稍逊风骚。 一代天骄, 成吉思汗, 只识弯弓射 大雕。 俱往矣, 数风流人物, 还看今朝。

兰亭序
永和九年,岁在癸丑,暮春之初,会于会稽山阴之兰亭,修 禊事也。群贤毕至,少长咸集。此地有崇山峻岭,茂林修竹; 又有清流激湍,映带左右,引以为流觞曲水,列坐其次。虽 无丝竹管弦之盛,一觞一咏,亦足以畅叙幽情。是日也,天
AAAAAA

精品文档 你我共享 朗气清,惠风和畅,仰观宇宙之大,俯察品类之盛,所以游 目骋怀,足以极视听之娱,信可乐也。
夫人之相与,俯仰一世,或取诸怀抱,晤言一室之内;或 因寄所托,放浪形骸之外。虽取舍万殊,静躁不同,当其欣 于所遇,暂得于己,快然自足,不知老之将至。及其所之既 倦,情随事迁,感慨系之矣。向之所欣,俯仰之间,已为陈 迹,犹不能不以之兴怀。况修短随化,终期于尽。古人云: “死生亦大矣。”岂不痛哉!
每览昔人兴感之由,若合一契,未尝不临文嗟悼,不能喻 之于怀。固知一死生为虚诞,齐彭殇为妄作。后之视今,亦 犹今之视昔。悲夫!故列叙时人,录其所述,虽世殊事异, 所以兴怀,其致一也。后之览者,亦将有感于斯文。
AAAAAA



友情链接: 医学资料大全 农林牧渔 幼儿教育心得 小学教育 中学 高中 职业教育 成人教育 大学资料 求职职场 职场文档 总结汇报